Functioneringsgesprekken die echt wat opleveren
Voor veel leidinggevenden is het houden van functioneringsgesprekken vaak een noodzakelijk kwaad. Het kost (veel) tijd, moet erbij gedaan worden en het is nog lastig ook, vinden veel leidinggevenden.
Een functioneringsgesprek heeft als doel het functioneren en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Het behoren dus nuttige gesprekken te zijn, die wat opleveren voor leiding en de medewerkers. Door een juiste opzet en uitvoering kan het nuttig effect sterk vergroot worden.
Om u een beetje op weg te helpen, heb ik 5 tips samengesteld uit onze adviespraktijk.
Tip 1: Afstemmen op bedrijfsdoelen
Zorg dat functioneringsgesprekken bijdragen aan het realiseren van de doelen van de afdeling of het bedrijf. Als in uw bedrijf bijvoorbeeld flexibiliteit belangrijk is dan behoort brede inzetbaarheid van de medewerker een belangrijk gesprekspunt te zijn. Als u wilt (gaan) werken in cellen of teams, dan is goede samenwerking en communicatie op de werkvloer essentieel. Voorkom dat u alles even belangrijk vindt en durf accenten te leggen op die punten die het verschil maken in uw bedrijf.
Tip 2: Gesprekdatum en onderwerpen op tijd bekend
Geef ruim van te voren (enkele weken) aan wanneer het gesprek gepland staat. Geef aan wat de belangrijkste gesprekspunten zijn en stimuleer de medewerker zelf ook punten in te brengen. Een schriftelijke uitnodiging waarop de medewerker ook zijn punten op kan vermelden is hierbij handig. Het voorkomt verassingen en maakt het gesprek effectiever.
Tip 3: Dialoog gesprek voeren
Maak van het functioneringsgesprek zo veel mogelijk een dialoog gesprek. Dat kan door een juiste gesprekstechniek toe te passen. Het is de bedoeling dat de medewerker een actieve inbreng levert en dat kunt u stimuleren door open vragen te stellen. Ook de gesprekstechniek LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen stimuleert de medewerker tot reactie en inbreng in het gesprek. Bent u daar nog niet vaardig in, dan is een training op dit gebied zeker nuttig.
Tip 4: Formulier gebruiken
Een formulier voor het functioneringsgesprek is handig om het gesprek kort en bondig vast te leggen. Ook kunnen hierop open vragen per gespreksonderwerp worden vermeld om tot een goed gesprek te komen. Dan is het formulier ook een handig hulpmiddel voor de gespreksvoering. Heeft u veel onderwerpen op het formulier staan, maak dan een selectie van de punten waar u het met elke medewerker het over wilt hebben.
Tip 5: Geen routinegesprek
Als u een aantal jaren met dezelfde opzet werkt, dan kan het gemakkelijk een routinegesprek(je) worden. En daarvan is het nuttig effect niet groot. Het is dan goed om nieuwe gesprekspunten op te nemen die aansluiten bij de nieuwe realiteit. Immers het bedrijf staat niet stil en er zijn altijd nieuwe ontwikkelingen die de aandacht (gaan) vragen. Medewerkers die al lang in dienst zijn, komen in een andere levensfase, waardoor andere punten voor hen belangrijker worden. Er zijn dus altijd nuttige onderwerpen om samen met elkaar in gesprek te gaan.
Tot slot
U kunt bij PKM ook ondersteuning vragen bij een "moeilijk" personeelsgesprek. Een onafhankelijke en professionele bijdrage doet soms wonderen bij een personeelsgesprek en laat medewerkers vaak tot nieuwe inzichten komen. Daarnaast trainen we ook regelmatig nieuwe medewerkers en adviseren we in het actueel houden van de systematiek en de gesprekscyclus.
Meer weten over het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken? Kijk hier op onze dienstepagina of neem rechtstreeks contact op met ons.
