28 november 2022
Functioneringsgesprekken die echt wat opleveren
Voor veel leidinggevenden is het houden van functioneringsgesprekken niet iets waar ze reikhalzend naar uitkijken, is onze ervaring. De bezwaren zijn eigenlijk altijd dezelfde: het kost (veel) tijd, moet erbij gedaan worden en het is nog lastig ook.
Een functioneringsgesprek heeft als doel het functioneren en de onderlinge samenwerking te verbeteren. Het behoren dus nuttige gesprekken te zijn, die wat opleveren voor leiding en voor de medewerkers. En niet als lastig of tijdrovend mogen worden ervaren.
PKM heeft veel kennis en ervaring met het begeleiden en trainen van leidinggevenden. Wij geven 5 praktische tips om functioneringsgesprekken beter te laten verlopen, zodat ze meer opleveren voor zowel de leiding als de medewerkers.
5 praktische tips
- Afstemmen op bedrijfsdoelen
Zorg dat functioneringsgesprekken bijdragen aan het realiseren van de doelen van de afdeling of het bedrijf. Als in uw bedrijf bijvoorbeeld flexibiliteit belangrijk is, dan behoort brede inzetbaarheid van de medewerker een belangrijk gesprekspunt te zijn. Als u wilt (gaan) werken in cellen of teams, dan is goede samenwerking en communicatie op de werkvloer essentieel. Voorkom dat u alles even belangrijk vindt en durf accenten te leggen op die punten die het verschil maken in uw bedrijf. - Gesprekdatum en onderwerpen tijdig bekend maken
Geef ruim van tevoren (enkele weken) aan wanneer het gesprek gepland staat. Geef aan wat de belangrijkste gesprekspunten zijn en stimuleer de medewerker zelf ook punten in te brengen. Een schriftelijke uitnodiging waarop de medewerker ook zijn punten op kan vermelden is hierbij handig. Het voorkomt verassingen en maakt het gesprek effectiever. - Dialoog gesprek voeren
Maak van het functioneringsgesprek zo veel mogelijk een dialoog gesprek. Dat kan door een juiste gesprekstechniek toe te passen. Het is de bedoeling dat de medewerker een actieve inbreng levert en dat kunt u stimuleren door open vragen te stellen. Ook de gespreks-techniek LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen stimuleert de medewerker tot reactie en inbreng in het gesprek. Bent u daar nog niet vaardig in, dan is een training op dit gebied zeker nuttig. - Formulier gebruiken
Een formulier voor het functioneringsgesprek is handig om het gesprek kort en bondig vast te leggen. Ook kunnen hierop open vragen per gespreksonderwerp worden vermeld om tot een goed gesprek te komen. Dan is het formulier een handig hulpmiddel voor de gespreksvoering. Heeft u veel onderwerpen op het formulier staan, maak dan een selectie van de punten waar u het met elke medewerker het over wilt hebben. - Geen routinegesprek
Als u een aantal jaren met dezelfde opzet werkt, dan kan het gemakkelijk een routinegesprek(je) worden. En daarvan is het nuttig effect niet groot. Het is dan goed om nieuwe gesprekspunten op te nemen die aansluiten bij de nieuwe realiteit. Immers het bedrijf staat niet stil en er zijn altijd nieuwe ontwikkelingen die de aandacht (gaan) vragen.
Medewerkers die al lang in dienst zijn, komen in een andere levensfase, waardoor andere punten voor hen belangrijker worden. Er zijn dus altijd nuttige onderwerpen om samen met elkaar in gesprek te gaan.
PKM begeleidt ondernemers en leidinggevenden bij het invoeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Meer weten? Neem dan contact met ons op (zie link onderaan deze pagina).
In-company training
Tijdens onze training "Functionerings- en beoordelingsgesprekken" leer je op een plezierige manier afspraken maakt, zodat de medewerker zich optimaal ontwikkelt.
De truining wordt in-company gegeven en dat betekent dat data, tijdstip en inhoud geheel worden afgestemd op de specifieke bedrijfssituatie.
