Inkopen in tijden van materiaal schaarste
Inkopen in tijden van materiaal schaarste komt door diverse oorzaken. Veel bedrijven hebben moeite om de goede materialen in te kopen, moeten vaak langer wachten en betalen ook nog een keer de hoofdprijs. Meerdere bedrijven worden in hun groei mede geremd door deze tekorten. Personeelstekort is overigens de grootste groeiremmer in de industrie nu.
Is er wel materiaal schaarste?
Nu kan je het hebben over marktwerking en schaarste. Misschien zelfs over kunstmatige schaarste. Waarom is staal nu schaars, terwijl ongeveer 2 jaar geleden er wereldwijd ca 40% overcapaciteit van staalfabrieken was. De staalvraag is niet echt gestegen, dus dan zou je denken dat er voldoende aanbod zou moeten zijn. De verwachting is dan wel dat het beter gaat worden, maar er is nu concreet schaarste.
Wat mij wel opviel de afgelopen periode is dat veel bedrijven, die zeer afhankelijk zijn van staalinkopen, geen relatie met staalleveranciers hebben. Per opdracht wordt een inkooporder aangemaakt en afgeroepen bij de goedkoopste staalleverancier. En als het om grote partijen gaat, worden er eerst bij 3 leveranciers offertes opgevraagd. Hiermee bouw je geen enkele relatie met de leveranciers op en bovendien weten deze leveranciers dat jij voor de laatste euro gaat. Zij zullen jou op dezelfde wijze behandelen. Je oogst wat je zaait.
Goed inkopen is niet goedkoop inkopen
Goed inkopen is echter compleet wat anders dan standaard 3 offertes opvragen en de goedkoopste kiezen. Zo wil je zelf ook niet door jouw klanten behandeld worden. Dit denken is helaas zeer massaal, zelfs in de privé omgeving. Daar word je voor gek verklaart als je niet aantoonbaar bij de goedkoopste er nog een paar euro afgepingeld hebt. Leuk voor de korte termijn, vaak slecht voor de lange termijn.
Maar hoe dan? Laten we vaststellen dat als je nu met goed inkopen begint, je wel een paar jaar te laat bent. Leveranciers zien je nu aankomen. Goed inkopen, ook wel onder de noemer strategisch inkopen, vergt een wat langere tijd. De basis is hier wederzijds vertrouwen en goed en eerlijk zaken doen. Deze relatie bouw je niet in een paar weken op en zeker niet met inkopers die elke 3 jaar van baan wisselen.
De start van een inkoopproces voor langere tijd is een inventarisatie wat jouw bedrijf jaarlijks nodig heeft. Voorspellen is lastig, maar met historische cijfers kan je vaak wel een goede indruk krijgen. Selecteer nu die zaken die van belang zijn voor de voortgang van de processen en die moeilijker te verkrijgen zijn. Bijvoorbeeld standaard bouten en moeren kunnen vaak om de hoek gekocht worden, maar speciale bouten of grotere aantallen weer niet. In dat laatste geval zal je deze strategisch moeten gaan inkopen.
Ga op basis van deze inventarisatie op zoek in de eigen regio (!) naar leveranciers die dit pakket willen en kunnen leveren. Ga hiermee eerst in gesprek over de samenwerking en wat zij en jij belangrijk vinden. Pas daarna praten we over prijzen en levertijden en de wijze van bestellen of afroepen.
Een goede relatie opbouwen
Nu zijn veel mensen van mening dat je op deze wijze zorgt voor te hoge prijzen. Maar dat is niet zo als je het goed doet: immers de leverancier heeft net zo’n belang als jij bij een stabiele relatie voor langere tijd. Dus waarom zou hij de boel belazeren. Dat is alleen voor de korte termijn. Op moment dat je eerlijk zaken doet en een goed relatie opbouwt met goede leveranciers, zul je niet snel teleurgesteld worden. Immers dit zijn ook bedrijven die zekerheid en rendement voor langere tijd willen hebben.
Nu komt het echte werk: de concrete afspraken. Dit kan het beste door werkvoorbereiding of engineering worden gedaan. Soms, zoals bij uitbesteding, zullen ook de technische details sterk van invloed zijn op prijs en levertijd. Neem hier de tijd voor en kom tot een gezamenlijke werkwijze die voor beide partijen goed werkt. In deze fase kunnen ook afspraken gemaakt worden over digitalisering van inkoop en facturatie. Leg de gemaakte afspraken goed vast en controleer of alle betrokken partijen er helemaal achter staan. Eventuele onduidelijkheden of ontevredenheid moet in deze fase compleet uitgepraat worden.
En dan, afwachten? Nee. Een goede relatie moet onderhouden worden. Dus ga ook (of juist) bij een goede relatie toch jaarlijks bij elkaar een kop koffie drinken. Niet alleen bevorderlijk voor de relatie, maar je hoort nog eens wat, Bijvoorbeeld dat een leverancier zijn bedrijf wil gaan verkopen. En soms moet er jaarlijks een prijsonderhandeling gevoerd worden. Ga dit niet uit de weg en ga een goede onderhandeling in waarbij ieder voor zijn belangen opkomt. Je krijgt geen respect als je niet voor je bedrijfsbelang opkomt. Een andere methode is bijvoorbeeld een jaarlijkse prijsverhoging te koppelen aan CBS cijfers: die zijn onafhankelijk en duidelijk. Hiermee voorkom je oeverloze discussies over details in de prijsopbouw.
Wijs niet een kant op
En ten slotte de belangrijkste aanbeveling: verbreek de relatie niet na de eerste klacht of afwijking. Veel bedrijven klagen dat hun toeleverancier te vaak fouten maakt en dat ze daarom teleurgesteld een andere toeleverancier gaan zoeken. De eerste vraag die je jezelf moet stellen is waarom deze fouten gemaakt zijn. Ga samen met de leverancier op zoek naar de oorzaken en los die samen op. Immers een nieuwe toeleverancier zoeken kost tijd en als die dezelfde fouten gaat maken ben je weer terug bij af. Realiseer je dat toeleverfouten ook veroorzaakt kunnen worden door fouten en tegenstrijdigheden in de informatie (tekeningen, specificaties etc.) van de uitbesteder. Door samen te overleggen en de oorzaak te zoeken voorkom je fouten en lopen jullie processen steeds beter.
Dit alles lijkt veel en lastig. Dat is ook wel zo, maar het zorgt er zeker in tijden van schaarste wel voor dat jouw bedrijf daar de minste last van krijgt. En in de goede tijden heb je tijd om weer andere zaken aan te pakken.
Door : Paul Hartgers
Dit artikel verschijnt later dit jaar ook in Vraag&Aanbod
